Ежедневная встреча в режиме ожидания тратит ваше время

фото Соня Лэнгфорд

на Unsplash

Вот как я спас свою команду 2200 часов в год, чтобы не делать этого.

Понял тебя! вы спрашиваете в уме, где число 2200 часов подошел. Не беспокойся, я сейчас объясню.

Ситуация

На момент вступления в мою команду было 10 человек. Мы проводили ежедневные встречи в режиме ожидания каждый день. На собрании каждый мог рассказать о своих задачах и своих блокировщиках. Иногда получается так, что некоторые люди подробно обсуждают конкретную тему, в которой участвует только группа людей. Допустим, в общем, человек пытался дать свое обновление и объяснить его за 5 минут. Для 10 человек, с дополнительными историями и мероприятиями, встреча продлится 60 минут.

Это происходило каждый день тогда. Я чувствовал себя непродуктивным, и я думал, что мы должны измениться.

Решение

Говорить медленно, печатать быстрее.

Вы правильно поняли. Как команда инженеров, большую часть времени мы проводим с набором с клавиатуры. Некоторые из нас могут иногда беспокоиться о связи. Таким образом, проведение совещания в режиме ожидания с помощью набора текста повысит скорость, поскольку каждый может напечатать свои обновления одновременно со статусом и блокировщиками, даже заранее.

1. Частичное цифровое ежедневное обновление

На самом деле, у моей предыдущей команды была та же самая проблема, связанная с потерей времени. Встреча в нашей команде была долгой, и иногда некоторым людям не нужно было оставаться до конца, чтобы просто послушать то, что им действительно не нужно. Следовательно, мы решили создать слабина канал, позволяющий всем заранее записать свои обновления, прежде чем присоединиться к настоящему совещанию.

Пример обновления, которое я использовал для записи на канале ежедневных обновлений в Slack.

Как видите, в обновлении, которое я написал, есть 2 момента времени.
Вчера где я перечисляю то, что я сделал вчера.
сегодня где я перечисляю то, что я планирую сделать сегодня.

Pros

Мы сэкономили много времени, сократив время встречи с 30 минут до 7 минут в среднем, что превышает 4 раза Быстрее. Главным образом, мы потратили минуты, чтобы высказать свои блокираторы и переместить записи, которые обозначают наши билеты JIRA на нашей физической доске.

Cons

Поскольку мы все еще зависели от физических заметок, нам потребовалось собраться и перевести записи в их правильное состояние. Иногда блокировщики также занимали много времени на собрании.

2. Цифровое ежедневное обновление

Поскольку моя команда не использует заметки для сопоставления с билетами JIRA, мы можем легко устранить первые недостатки предыдущего решения. Для блокировщиков мы включаем его в обновление, и тогда каждый может вместо этого просто обсудить это на канале. Более того, когда мы сидим рядом друг с другом, тот, кто был заблокирован, может легко прийти и поговорить напрямую с тем, кому он нужен. Это помогает освободить других.

Лучшая версия моего ежедневного обновления сейчас.

Точно так же мы имеем Вчера, сегодня части, чтобы люди знали о том, что я сделал и что я планирую делать. Кроме того, если вы посмотрите на мое обновление немного дольше, вы увидите гораздо больше информации, которая может помочь другим ориентироваться и лучше понимать, например, ссылки и пояснения. Я также разделил встречи в другую категорию под названием Встречи и упомянул время каждой встречи, чтобы мои товарищи по команде могли легко узнать мой план в течение дня на случай, если они захотят меня найти.

Pros

Мы больше не проводим встречи в режиме ожидания. Теперь все записано, и мы все можем вернуться назад и узнать, что мы делали в прошлом. Это звучит полезно для вас? Это очень полезно для меня, когда я хочу узнать свои достижения в цикле обзора производительности. Это может быть полезно для вашего резюме позже.

Мы можем написать обновление в любое время и в любом месте. Это преимущество позволяет нам работать удаленно, не беспокоясь о пропущенных «важных» совещаниях команды.

Cons

Мы больше не проводим встречи в режиме ожидания. Да, у нас его больше нет. Это означает, что нам нужны другие действия, чтобы собрать команду.

Больше печатать, меньше говорить.

Результат

Мы используем этот полностью цифровой метод ежедневного обновления уже более 8 месяцев, и я могу с уверенностью сказать, что он значительно повышает нашу производительность. Теперь люди тратят 5 минут, чтобы записать свои обновления, и еще 5 минут, чтобы прочитать другие. По сравнению с 60 минутами, которые я упоминал в начале статьи, наша команда экономит 83,3% времени, что составляет 50 минут на встречу в день. С 10 людьми в команде, работающей 22 дня в месяц, давайте сделаем простую математику, чтобы увидеть число за год.

50 минут Икс 10 человек Икс 22 дня Икс 12 месяцев = 132 000 минут = 2200 часов

Я считаю, что Slack — не единственный инструмент, который мы можем использовать для командного общения. Есть Команда Microsoft, Ракетный чат, Zulipи многое другое. Как я говорю каждый раз, не имеет значения, какой инструмент вы используете, а как его использовать.

Я надеюсь, что вам нравится читать эту статью так же, как мне нравится делиться ею. Дайте мне хлопок, если вы сочтете это полезным, и поделитесь им с друзьями, чтобы мы не потеряли самое ценное в этой жизни, время,



Источник: Ежедневная встреча в режиме ожидания тратит ваше время


Похожие материалы по теме: Ежедневная встреча в режиме ожидания тратит ваше время

Leave a comment